公文写作 公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代表机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。 公文姓“公”，是代表法定的机关与组织的，是机关和组织行使职权、承担义务、开展公务活动的重要工作。公文具有很强的权威性，是代机关立言，要反应的是机关领导集体的意图和志愿。是领导机关集体意志的体现，而不是某个人的意志。因此，在写作当中，要防止以个人的意见而成为机关的意见，把其体现为公文。在我国目前的实际情况，包括国家机关社会一些企事业单位中，质量并不是特别高，质量差的公文还是常见的，逻辑混乱、词不达意，有的甚至同国家的相关的法律、法规相违背。如果经常出现这些常识性的错误，就会影响到机关的权威性，和机关的声誉，同时给工作带来不必要的混乱。所以，强调公文的撰写人员，要正确认识到公文写作的意义和自己肩上的责任，要把握公文写作的技巧，认真履行职责，写出高质量的公文。 公文写作的构成：起草初稿、讨论修改、形成送审稿的整个过程。 起草初稿 是指构思完成后，动笔行文写出公文初稿的具体过程。根据机关工作的实际需要，用简洁规范的语言，来表达既定的主旨，把精心构思的布局，转化为文字篇章的工作，在公文起草实践当中，起草公文可以由一个人来承担，也可以由多人来承担，主要是根据公文的重要程度和机关文书人员队伍的条件来确定。 公文起草组织可以有三种形式： 1.由一个人准备选取材料，构思布局，直至拟写成文。 主要是适用一些比较小的机关和单位。如：便函、简报、事务性的通知。其主要优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重要的、篇幅较长的公文来说，这种封闭型起草形式也存在诸多缺点，如人单力薄、精力分散;在材料取舍、观点提炼和角度选取上，往往易受个人视野和素质的限制;写作效果因人而异，难于保证。 2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。这是一种开放的起草方式。这样就可以扬长避短，拓展视野，观点新颖，角度得体，集思广益，最后由一个人写出。最后的执笔人也是非常重要的。要求执笔人要善于听取意见，敏锐地抓住闪光点，但又不能安于记录和代笔，把各种不同的见解统统搬进文稿，造成主旨不明确，要求不统一，风格不协调。 3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文，重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议，布置全局性工作的指示，由于其涉及面大，篇幅大， 文字要求的水平高，往往由领导机关的文秘部门牵头，吸收各有关业务主管部门文书人员参加，组成起草小组打团体战。分工起草必须注意紧密联系，互通情报，确保全文思想一致，内容协调，风格统一。 讨论修改阶段是指对初稿进一步加工直到形成送审稿的过程 它是公文写作中一个非常重要的环节，是整个公文写作不可分割的一部分。强调公文在立意时，要反复推敲与锤炼，布局时要反复构思，起草时精雕细琢，都是修改的体现。在这里，主要是指对公文初稿形成之后的修改。 “善作不如善改”，好的公文往往是改出来。草成的初稿只是一个粗糙的毛坯。公文写作者，无论经验如何丰富，才思如何敏捷，撰写中往往受到诸多主客观因素的确限制，或材料不全，或业务不精，或意不称心，或文不达意，难以做到尽善尽美。因此，起草人必须本着对事业高度负责的精神多读多看，反复琢磨。此外，还应该充分发挥集体智慧，对初稿进行讨论，多方听取和征求修改意见，然后再进行修改，使公文不断地趋于完善。 发挥公文效用，把好公文质量关 公文的质量直接关系到机关的工作效率，关系到党和国家方针、政策的执行问题，关系到公文本身发挥效用的问题。做好了公文的起草工作，并不等于作好了业务工作，从国家方针到各方面的具体事务，都要靠公文传达和交流，所以，只有提高公文的质量，才能做好业务工作。 在思想内容方面 应该政策性强、针对性强、科学性强。 2003年10月份的自学考试中就考到了一个多项选择题，即公文质量体现在思想内容方面，应该指()。 政策性强，就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。政策性是衡量公文质量的重要条件。所谓针对性强，就是要求有的放矢，切中要害。分析情况全面深入，精辟透彻;提出问题，符合实际;解决矛盾，切实可行;指导工作，卓有成效。所谓科学性，就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确地提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。 在文字表达方面 应该结构严谨、语言精当、行文规范。 所谓结构严谨，是指章法问题、布局谋篇的问题。这就要求主次鲜明、条理清楚;重点突出、衔接自然;联系紧密、完整划一。所谓语言精当是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。行文规范是指公文的文种、格式要符合国家的统一规定。为了更好的发挥公文作用，就必须在公文写作上严格把握好质量关，每一个公文撰写人员都必须认清职责，注重撰写公文的质量。 机关领导要亲自动手撰写重要公文 这一部分不作为考试重点，领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。1981年5月7日，中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中强调各级领导干部亲自动手起草重要文件。
公文的表达方式 表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒情。这是由公文的文体性质与功能决定的，是公文文体的主要特点。 公文惟有兼用叙述、说明和议论三种表达方式，而以说明为主，才能够把意图表达得明确、具体。 公文的叙述表达方式 1.叙述。叙述是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说与交代。包括写“人”和写“事”两个方面。它是写作中运用最为广泛的一种表达方式。但在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主。叙事就是“叙述”这一表达方式在公文中的运用。除计划性、规范性文件一般不采用叙事和指令性文件较少采用叙事外，其他如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要等都必须以叙事为基础。公文的叙事与一般记叙文的不同之处在于： ①公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实，不要作过多的描述。 ②公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物的发生、发展的自然顺序或者时间顺序进行叙述，公文写作中使用顺叙容易做到线索清楚、层次分明，便于阅文者迅速的掌握事情的发展变化和来龙去脉，公文中的叙事和小说中的叙事有所不同。写小说讲究情节多变，让读者自己去思索。 ③在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。 公文的说明表达方式 说明是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。与其他的表达方式相比较，说明的明显特征讲的是客观事物，作者表现的是客观态度。其基本要求是客观、准确，力求从事物的本来面目出发，作恰如其分的介绍，准确地反映人们对事物的认识程度。说明在公文的表达方式中占有很大比重，起着十分重要的作用，是公文写作中最常用、最主要的表达方式。不仅规范性公文、商品说明书主要采用说明的方式，其他如命令、批复、指示、通知等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，也多以说明为主;公告、通告旨在公布要求与措施，也以说明为主;报告、请示中的条款行文也离不开说明。此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释。或作为论据的主要表达方式。说明的主要方法有： ①定义说明：定义说明是指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。下定义是一种严密、科学的方法，要求言简意赅，把握事物的本质，必须使用判断句式说明被定义项的本质特征。下定义不能使用否定句式或比喻式，更不能同义反复。 ②注释说明：注释说明是指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。解说要求简明准确、通俗易懂，使阅者更具体深入地理解说明对象。 ③比较说明：比较说明是指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。事物之间总是既有联系又有区别的，有比较才有鉴别。事物的本质、特性往往是在同别的事物相比较时才显示出来的。比较说明中所选用的事物应该是人们较为熟悉的，具体的，易于阅者理解。 ④数字说明：数字说明是指用确切的数字来说明事物。数字说明中所使用的数字必须准确无误，来源可靠。数字运用得好，往往比文字介绍更为简便、更具有说服力。 ⑤举例说明：举例说明是指列举典型事例来说明事物。有的事物直接说明本质特征不太容易，如能举例说明，人们就很容易明白。举例说明所举的事例必须符合事实，有代表性，且要详略得当，避免事例堆砌，同时还要进行恰当的分析。 ⑥分类说明：分类说明是指根据事物性状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。这种方法可以把某些较为复杂事物的各方面的特征，在按照种属关系的分类说明中，揭示得条理清楚，明白易懂。分类说明要注意掌握统一的分类标准，标准不统一，逻辑混乱，难免会影响分类的科学性。 此外还有图表说明、引用说明、分析说明等方法。 公文的议论表达方式 议论，就是议事说理，通俗地说，就是把道理说清楚。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。在公文写作实践中，单独使用议论形式的比较少。公文中的议论是为了给受文对象提供理解文件精神的理论依据，所以发表议论时，一是具有随机性，即根据掌握的情况有针对性地阐明采取措施的缘由、意义或者指陈利弊得失，以期对受文者起到启发、提示作用;二是有些文件往往需要援引党和国家的方针政策以及上级的指示、规定等，作为阐述理由的理论依据。这是公文写作中运用议论这一表达方式的主要特点。应当说明的是，在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯通全文的主要表达方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。 议论的要素是论点、论据和论证。 ①论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。它是议论的核心。论据、论证都要为证明论点服务。论点有中心论点与分论点之分。中心论点在全文中处于支配地位，又称总论点，分论点是为总论点服务的从属论点，一般较长篇幅的论说性公文都有中心论点与分论点。分论点对所论述的部分来说是论点，对中心论点来说，同时又起着论据的作用。 ②论据：是证明论点的真实性的根据。公文的论据，可分为三类。 一类是事实论据，即用、具体、可靠的事实或数据来做根据，这是公文论据的主要形式;二是理论论据，即适当地讲些道理，从理论上进行论证;三是政策法规论据，以政策法规为论据，是公文论据的独特之处，由于公文本身政策法规性很强，故运用政策法规性论据具有很强的说服力。 ③论证。论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。在这个过程中要剖析事理。，阐明论点和论据之间存在的内在的逻辑联系，使论据很好地为证明论点服务。 在公文写作中，论证的主要作用是说明理由，作出证明。使阅文者不仅了解要做什么，还要了解怎么做;不仅明确公文中下了什么结论，而且还要明确下这一结论的根据。这样，可以减少执行中的盲目性，提高工作效率。 论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题;论据是基础，回答“用什么证明”的问题;而论证则是沟通二者之间内在联系的桥梁;回答“如何证明”的问题。在公文写作中，只有把论证的桥梁铺设得科学、严密，才能赋予论证以强大的逻辑力量。
我国古代公文产生的线索及演变 我国是世界上四大文明古国之一，具有悠久的历史和文化，在很早时，我们的祖先就采用了“结绳记事”的方式，到了后来文字又产生了。文字是记载语言的工具，是语言的载体，文字的创造和发明在人类演进的历史当中，是一个重要的里程碑，正是因为有了文字，书面形式才得以出现，这样，文书才有可能产生。 商代后期，出现了甲骨文，甲骨文书，是刻在龟甲、兽骨上面，称为“甲骨卜辞”，都已经具备了公务文书的基本特点。所以我们可以把“甲骨卜辞”称之为“甲骨文书”。“甲骨卜辞”是我国最早的文书档案，也是我国文书工作产生的珍贵的历史资料。(2003年单选题)我国产生一种体式比较完整的甲骨文书是在什么时间。答案：商代后期(有三千多年的历史了) 到了西周时期，成立了专门的管理文书的机构和官吏;另外要注意的是，公文是与国家机构紧密相关的，《尚书》中就有类似的记载，我国最早的一部政治文件汇编本就是《尚书》; 秦汉时期是我国封建社会文书工作的确立时期，出现了“书”和“奏”这两种文种，如：秦国丞相李斯，写过的《谏逐客书》。 汉代及稍后，又出现了更多的上行文，有“章”、“表”、“疏”、“议”、“启”;另外还出现了平行文和下行文，下行文的种类有：“令”、“谕”、“制”、“教”等。 秦汉至明清，在长达两千多年的封建统治社会中，上行、下行公文的文种越来越多。 辛亥革命时期，为了适应政权的需要，颁发了《公文程式》五条，规定了公文文种有5种，“令”、“咨”、“呈”、“示”、“状”;明确规定了它的范围，把以前封建社会中的一些文种给予废除。除了公文文种发生了变化，公文载体也发生了变化。如：汉代以前，我们国家采用金石、甲骨、青铜、竹木、 缣帛这些主要材料。(曾经在2003年考过) 东晋末年开始用纸。当时的一个太尉桓玄下令用纸，之后，用纸越来越多。这是公文载的变化。 公文发展演变，反映了政权的性质、统治阶级的需要，以及他们对公文行使权利重要性的认识。 公文有法定的作者 公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。这是公文区别于其它的图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著的区别，是公文的显著特点之一。 所谓法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关、组织的领导人。在我国，每一个机关、社会团体、企事业单位，都是依照国家的法律、法令建立起来的，因此它们在法律上都拥有一定的地位，它们都是法定的作者，有独立对外行文的资格。如我国的各级政府，中央人民政府(国务院)、北京市人民政府、××区人民政府、××乡镇人民政府;另外如党的组织，各级的企事业单位都可以成为公文的法定作者。
下面是由整理的公文写作与处理知识，欢迎阅读。
1、写作基础知识
主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心;主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述;②单一集中;③以意役法;④片言居要;⑤善用标题。
文章结构安排的环节主要包括：选择角度;设置线索;安排层次;划分段落;设计开头与结尾;处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨(严密精细，无懈可击)、自然(顺理成章，开阖自如)、完整(匀称饱满，首尾圆合)、统一(和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾)
文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法;②喻证法;③类比法;④对比法;⑤反驳法;⑥归谬法。
语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
2、公文的特点和种类
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发;②具有法定的现实执行效用;③具有规范的体式;④履行法定的程序。
根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：
(1)根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。
(2)根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类
(3)根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。
(4)根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。
(5)根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。
(6)根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
3、政府系统的通用公文文种
(1)规范性文件
条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称“条例”。
规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
(2)领导指导性文件
命令(令)。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布旅行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。
决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。
指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
批复。用于答复下级机关的请示事项。
通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。
通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
(3)公布性文件
公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
(4)陈述呈请性文件
议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。
(5)商洽性文件
函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题;向有关主管部门请求批准等。
(6)会议文件
会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。
4、党政机关的通用公文文体
(1)规范性文件
条例。用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(2)领导指导性文件
决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。
决定。用于对重要事项作出决策和安排。
指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
意见。对于重要问题提出见解和处理办法。
通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
批复。用于答复下级机关的请示。
(3)公布性文件 公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。
(4)陈述呈请情文件
报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
(5)商洽性工作
函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(6)会议文件
会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。
5、公文文体与结构常识
应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。
公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。
公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。
公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
6、公文格式排版规定
保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限(如机密★5年)，3号或4号黑体。
紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。
发文字号：位于文头下方，居中;如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。
签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。
标题：标题由作事、事由、文种组成(可省)，字数一般不超过50字;除出现法规、规章的标题外，不用书名号;具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中
附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。
注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。
7、公文的稿本
(1)草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。
(2)定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志(签发等)。
(3)正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。
(4)试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。
(5)暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。
(6)副本。正本复份(与正本同时印刷)在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用;作为复印件的公文副本(如抄本、复印件)不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。
(7)修订本。可以标题结尾处标作：“(修订本)”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
8、公文写作的基本要求
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。
9、行文规则
可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失;二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决;三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项;四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项;五是需要检举、控告直接上级机关等。
行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。
10、公文写作的语言运用
公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年(民国元年)。
数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。
11、各种文种的撰写 (1)规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文;规范性公文的标题由事由(问题)、文种两部分构成;正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。(2)决定。标题由发文机关、事由、文种组成。(3)决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。(4)通知。标题由发文机关、事由、文种组成。(5)通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质(情况)以及文种(通报)。(6)批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。(7)通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。(8)请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。(9)函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分;依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函;相对灵活(略去标题、发文字号等)并涉及一般具体事项的是便函。
12、公文处理的基本原则 (1)法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。(2)实事求是原则;(3)全面技师原则;(4)时效原则;(5)集中统一原则;(6)党政分工原则;(7)保密原则;(8)简化原则
13、收文处理的一般过程
(1)公文的收受与分流
签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式
外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。
启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。
内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。
分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。
(2)办理收文
拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。
批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。
承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。
注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
(3)组织传阅与催办查办
组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。
催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。
查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。
(4)处置办毕公文
包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。
14、发文处理程序与方法
(1)文稿形成
拟稿。撰拟公文文稿。
会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。
核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。
签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。
(2)公文的制作
注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。
缮印。制作供对外发出的公文。
用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。
(3)公文的对外传递
分装。按规定具体拣配和封装公文。
发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。
(4)处置办毕公文
包括：阅卷归档、暂存、销毁。
15、公文销毁的方式和范围
销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁(磁盘、磁鼓、磁带)。
以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定;确认应销毁后逐文逐件核定造册;呈请本机关或上级机关有关领导审定批准;获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。
公文写作 公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代表机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。 公文姓“公”，是代表法定的机关与组织的，是机关和组织行使职权、承担义务、开展公务活动的重要工作。公文具有很强的权威性，是代机关立言，要反应的是机关领导集体的意图和志愿。是领导机关集体意志的体现，而不是某个人的意志。因此，在写作当中，要防止以个人的意见而成为机关的意见，把其体现为公文。在我国目前的实际情况，包括国家机关社会一些企事业单位中，质量并不是特别高，质量差的公文还是常见的，逻辑混乱、词不达意，有的甚至同国家的相关的法律、法规相违背。如果经常出现这些常识性的错误，就会影响到机关的权威性，和机关的声誉，同时给工作带来不必要的混乱。所以，强调公文的撰写人员，要正确认识到公文写作的意义和自己肩上的责任，要把握公文写作的技巧，认真履行职责，写出高质量的公文。 公文写作的构成：起草初稿、讨论修改、形成送审稿的整个过程。 起草初稿 是指构思完成后，动笔行文写出公文初稿的具体过程。根据机关工作的实际需要，用简洁规范的语言，来表达既定的主旨，把精心构思的布局，转化为文字篇章的工作，在公文起草实践当中，起草公文可以由一个人来承担，也可以由多人来承担，主要是根据公文的重要程度和机关文书人员队伍的条件来确定。 公文起草组织可以有三种形式： 1.由一个人准备选取材料，构思布局，直至拟写成文。 主要是适用一些比较小的机关和单位。如：便函、简报、事务性的通知。其主要优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重要的、篇幅较长的公文来说，这种封闭型起草形式也存在诸多缺点，如人单力薄、精力分散;在材料取舍、观点提炼和角度选取上，往往易受个人视野和素质的限制;写作效果因人而异，难于保证。 2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。这是一种开放的起草方式。这样就可以扬长避短，拓展视野，观点新颖，角度得体，集思广益，最后由一个人写出。最后的执笔人也是非常重要的。要求执笔人要善于听取意见，敏锐地抓住闪光点，但又不能安于记录和代笔，把各种不同的见解统统搬进文稿，造成主旨不明确，要求不统一，风格不协调。 3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文，重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议，布置全局性工作的指示，由于其涉及面大，篇幅大， 文字要求的水平高，往往由领导机关的文秘部门牵头，吸收各有关业务主管部门文书人员参加，组成起草小组打团体战。分工起草必须注意紧密联系，互通情报，确保全文思想一致，内容协调，风格统一。 讨论修改阶段是指对初稿进一步加工直到形成送审稿的过程 它是公文写作中一个非常重要的环节，是整个公文写作不可分割的一部分。强调公文在立意时，要反复推敲与锤炼，布局时要反复构思，起草时精雕细琢，都是修改的体现。在这里，主要是指对公文初稿形成之后的修改。 “善作不如善改”，好的公文往往是改出来。草成的初稿只是一个粗糙的毛坯。公文写作者，无论经验如何丰富，才思如何敏捷，撰写中往往受到诸多主客观因素的确限制，或材料不全，或业务不精，或意不称心，或文不达意，难以做到尽善尽美。因此，起草人必须本着对事业高度负责的精神多读多看，反复琢磨。此外，还应该充分发挥集体智慧，对初稿进行讨论，多方听取和征求修改意见，然后再进行修改，使公文不断地趋于完善。 发挥公文效用，把好公文质量关 公文的质量直接关系到机关的工作效率，关系到党和国家方针、政策的执行问题，关系到公文本身发挥效用的问题。做好了公文的起草工作，并不等于作好了业务工作，从国家方针到各方面的具体事务，都要靠公文传达和交流，所以，只有提高公文的质量，才能做好业务工作。 在思想内容方面 应该政策性强、针对性强、科学性强。 2003年10月份的自学考试中就考到了一个多项选择题，即公文质量体现在思想内容方面，应该指()。 政策性强，就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。政策性是衡量公文质量的重要条件。所谓针对性强，就是要求有的放矢，切中要害。分析情况全面深入，精辟透彻;提出问题，符合实际;解决矛盾，切实可行;指导工作，卓有成效。所谓科学性，就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确地提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。 在文字表达方面 应该结构严谨、语言精当、行文规范。 所谓结构严谨，是指章法问题、布局谋篇的问题。这就要求主次鲜明、条理清楚;重点突出、衔接自然;联系紧密、完整划一。所谓语言精当是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。行文规范是指公文的文种、格式要符合国家的统一规定。为了更好的发挥公文作用，就必须在公文写作上严格把握好质量关，每一个公文撰写人员都必须认清职责，注重撰写公文的质量。 机关领导要亲自动手撰写重要公文 这一部分不作为考试重点，领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。1981年5月7日，中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中强调各级领导干部亲自动手起草重要文件。
收集有关材料 1.收集、阅读和研究有关的文件材料 我们要收集阅读有关的内容材料，比如我们要写一个有关贯彻上级精神的通知，首先要对上级的文件进行仔细的研究，要认真领会精神实质，才能全面准确的体现内容。 2.深入下去，收集有关的实际材料 写这种贯彻性通知，除了要掌握上级的文件精神以外，还要根据实际情况进行研究，我们说理论要与实际结合起来，只有结合了本单位的实际，才能做到从实际出发，所以我们要根据实际情况收集掌握一些实际材料，这样才能提出一些针对性的意见。收集材料和调查研究，是一个充分酝酿的过程，也是我们进行构思的一个过程，这样在收集材料的过程中，可以使我们的观点进一步深化，同时还可以收集一些典型的材料。 材料的搜集要求：真实、典型、适用、时效。 真实是材料的生命 ，如果不典型就没有代表性和说服力。 适用性也就是说这个材料能够用来证明我们的观点，能够说明一些问题。 时效性就是这个材料可能在这一段时间内是有用的，是能够说明这个问题的，随着时间的推移发生情况的变化，不能证明这个观点。 认真起草正文 1.把握公文主题，选好用好材料。公文的主题就是公文要说明和解决的主要问题，公文的主题往往是经过领导确定或集体研究过的，这同其它的主题不一样，公文撰写人员的责任，就是在行文当中，要围绕已经确定过的主题，怎么样把确定的主题表现出来，不能够任意发挥。写作的时候要始终围绕一个明确的主题来起草，要做到中心突出，主旨单一，也就是我们通常所说的，“一文一事”，观点要明确、要开门见山，对于材料要进行精心的选择，选好用好材料。 2.观点正确、情况确实。公文中所反映的问题情况和数据必须准确无误，提出的这个措施必须切合工作实际，切实可行。 3.内容涉及的有关部门要经过会商，取得一致意见。起草公文往往都是办公室秘书来承担的，但是有时候有许多具体的工作都是由具体的业务部门来承担，所以存在一个互相沟通、互相协调的问题，公文涉及到的有关部门必须对公文的相关内容进行协商、进行协调，以达到共识，否则就会造成不良的后果。 4.文字表述要简练，交代问题要清楚。公文写作要简练，不能进行任意发挥。交待的问题要清楚，地名、机关名称要写清楚，不能滥用省略或者简称。对于我们要引用的一些数据，要进行反复的核对，做到准确无误。在引用公文的时候要注意先引标题，后引发文字号。
公文的表达方式 表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。在公文写作中，兼用叙述、说明和议论三种表达方式，并以说明为主，而一般不宜使用描写和抒情。这是由公文的文体性质与功能决定的，是公文文体的主要特点。 公文惟有兼用叙述、说明和议论三种表达方式，而以说明为主，才能够把意图表达得明确、具体。 公文的叙述表达方式 1.叙述。叙述是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说与交代。包括写“人”和写“事”两个方面。它是写作中运用最为广泛的一种表达方式。但在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主。叙事就是“叙述”这一表达方式在公文中的运用。除计划性、规范性文件一般不采用叙事和指令性文件较少采用叙事外，其他如通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要等都必须以叙事为基础。公文的叙事与一般记叙文的不同之处在于： ①公文的叙事不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，以达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实，不要作过多的描述。 ②公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物的发生、发展的自然顺序或者时间顺序进行叙述，公文写作中使用顺叙容易做到线索清楚、层次分明，便于阅文者迅速的掌握事情的发展变化和来龙去脉，公文中的叙事和小说中的叙事有所不同。写小说讲究情节多变，让读者自己去思索。 ③在公文写作中运用叙述这一表达方式的同时，还可根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。 公文的说明表达方式 说明是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。与其他的表达方式相比较，说明的明显特征讲的是客观事物，作者表现的是客观态度。其基本要求是客观、准确，力求从事物的本来面目出发，作恰如其分的介绍，准确地反映人们对事物的认识程度。说明在公文的表达方式中占有很大比重，起着十分重要的作用，是公文写作中最常用、最主要的表达方式。不仅规范性公文、商品说明书主要采用说明的方式，其他如命令、批复、指示、通知等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，也多以说明为主;公告、通告旨在公布要求与措施，也以说明为主;报告、请示中的条款行文也离不开说明。此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释。或作为论据的主要表达方式。说明的主要方法有： ①定义说明：定义说明是指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。下定义是一种严密、科学的方法，要求言简意赅，把握事物的本质，必须使用判断句式说明被定义项的本质特征。下定义不能使用否定句式或比喻式，更不能同义反复。 ②注释说明：注释说明是指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。解说要求简明准确、通俗易懂，使阅者更具体深入地理解说明对象。 ③比较说明：比较说明是指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。事物之间总是既有联系又有区别的，有比较才有鉴别。事物的本质、特性往往是在同别的事物相比较时才显示出来的。比较说明中所选用的事物应该是人们较为熟悉的，具体的，易于阅者理解。 ④数字说明：数字说明是指用确切的数字来说明事物。数字说明中所使用的数字必须准确无误，来源可靠。数字运用得好，往往比文字介绍更为简便、更具有说服力。 ⑤举例说明：举例说明是指列举典型事例来说明事物。有的事物直接说明本质特征不太容易，如能举例说明，人们就很容易明白。举例说明所举的事例必须符合事实，有代表性，且要详略得当，避免事例堆砌，同时还要进行恰当的分析。 ⑥分类说明：分类说明是指根据事物性状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。这种方法可以把某些较为复杂事物的各方面的特征，在按照种属关系的分类说明中，揭示得条理清楚，明白易懂。分类说明要注意掌握统一的分类标准，标准不统一，逻辑混乱，难免会影响分类的科学性。 此外还有图表说明、引用说明、分析说明等方法。 公文的议论表达方式 议论，就是议事说理，通俗地说，就是把道理说清楚。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。在公文写作实践中，单独使用议论形式的比较少。公文中的议论是为了给受文对象提供理解文件精神的理论依据，所以发表议论时，一是具有随机性，即根据掌握的情况有针对性地阐明采取措施的缘由、意义或者指陈利弊得失，以期对受文者起到启发、提示作用;二是有些文件往往需要援引党和国家的方针政策以及上级的指示、规定等，作为阐述理由的理论依据。这是公文写作中运用议论这一表达方式的主要特点。应当说明的是，在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯通全文的主要表达方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。 议论的要素是论点、论据和论证。 ①论点：又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。它是议论的核心。论据、论证都要为证明论点服务。论点有中心论点与分论点之分。中心论点在全文中处于支配地位，又称总论点，分论点是为总论点服务的从属论点，一般较长篇幅的论说性公文都有中心论点与分论点。分论点对所论述的部分来说是论点，对中心论点来说，同时又起着论据的作用。 ②论据：是证明论点的真实性的根据。公文的论据，可分为三类。 一类是事实论据，即用、具体、可靠的事实或数据来做根据，这是公文论据的主要形式;二是理论论据，即适当地讲些道理，从理论上进行论证;三是政策法规论据，以政策法规为论据，是公文论据的独特之处，由于公文本身政策法规性很强，故运用政策法规性论据具有很强的说服力。 ③论证。论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。在这个过程中要剖析事理。，阐明论点和论据之间存在的内在的逻辑联系，使论据很好地为证明论点服务。 在公文写作中，论证的主要作用是说明理由，作出证明。使阅文者不仅了解要做什么，还要了解怎么做;不仅明确公文中下了什么结论，而且还要明确下这一结论的根据。这样，可以减少执行中的盲目性，提高工作效率。 论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点是统帅，回答“要证明什么”的问题;论据是基础，回答“用什么证明”的问题;而论证则是沟通二者之间内在联系的桥梁;回答“如何证明”的问题。在公文写作中，只有把论证的桥梁铺设得科学、严密，才能赋予论证以强大的逻辑力量。
我国古代公文产生的线索及演变 我国是世界上四大文明古国之一，具有悠久的历史和文化，在很早时，我们的祖先就采用了“结绳记事”的方式，到了后来文字又产生了。文字是记载语言的工具，是语言的载体，文字的创造和发明在人类演进的历史当中，是一个重要的里程碑，正是因为有了文字，书面形式才得以出现，这样，文书才有可能产生。 商代后期，出现了甲骨文，甲骨文书，是刻在龟甲、兽骨上面，称为“甲骨卜辞”，都已经具备了公务文书的基本特点。所以我们可以把“甲骨卜辞”称之为“甲骨文书”。“甲骨卜辞”是我国最早的文书档案，也是我国文书工作产生的珍贵的历史资料。(2003年单选题)我国产生一种体式比较完整的甲骨文书是在什么时间。答案：商代后期(有三千多年的历史了) 到了西周时期，成立了专门的管理文书的机构和官吏;另外要注意的是，公文是与国家机构紧密相关的，《尚书》中就有类似的记载，我国最早的一部政治文件汇编本就是《尚书》; 秦汉时期是我国封建社会文书工作的确立时期，出现了“书”和“奏”这两种文种，如：秦国丞相李斯，写过的《谏逐客书》。 汉代及稍后，又出现了更多的上行文，有“章”、“表”、“疏”、“议”、“启”;另外还出现了平行文和下行文，下行文的种类有：“令”、“谕”、“制”、“教”等。 秦汉至明清，在长达两千多年的封建统治社会中，上行、下行公文的文种越来越多。 辛亥革命时期，为了适应政权的需要，颁发了《公文程式》五条，规定了公文文种有5种，“令”、“咨”、“呈”、“示”、“状”;明确规定了它的范围，把以前封建社会中的一些文种给予废除。除了公文文种发生了变化，公文载体也发生了变化。如：汉代以前，我们国家采用金石、甲骨、青铜、竹木、 缣帛这些主要材料。(曾经在2003年考过) 东晋末年开始用纸。当时的一个太尉桓玄下令用纸，之后，用纸越来越多。这是公文载的变化。 公文发展演变，反映了政权的性质、统治阶级的需要，以及他们对公文行使权利重要性的认识。 公文有法定的作者 公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。这是公文区别于其它的图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著的区别，是公文的显著特点之一。 所谓法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关、组织的领导人。在我国，每一个机关、社会团体、企事业单位，都是依照国家的法律、法令建立起来的，因此它们在法律上都拥有一定的地位，它们都是法定的作者，有独立对外行文的资格。如我国的各级政府，中央人民政府(国务院)、北京市人民政府、××区人民政府、××乡镇人民政府;另外如党的组织，各级的企事业单位都可以成为公文的法定作者。
第一章 公文 1 公文法定的作者是指起草公文的文书人员。 答：命题错误。理由：公文法定的作者指的是依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。 2 上行文就是指下级机关向它所属的上级领导机关所发出的公文。 答：命题错误。理由：上行文不仅指下级机关向它所属的上级领导机关所发出的公文，而且也指下级业务部门向它所属的上级业务主管部门所发出的公文。 3 指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。这类公文主要有命令、规定、通报、函等。 答：命题错误。理由：指挥性公文主要包括命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。题干中提到的规定是规范性公文；通报、函属于知照性公文。 第二章 公文写作 1 公文写作所体现的是公文撰写者个人的主观感受。 答：命题错误。理由：公文写作是出于机关领导集体的意图和愿望，是领导机关集体意志的体现。 2 重要会议的报告、总结，重大方针政策性决定、决议，布置全局性工作的指示，往往由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。 答：命题错误。理由：题干中提到的文件通常是由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统筹贯穿成文的。 3 公文写作的时限性就是指任何公文都要快写快发。 答：命题错误。公文写作的时限性并不是说任何公文都要快写快发，还要求要适时。 4 机关工作中形成的公文，当它们的现实执行效用完成后，就失去了利用价值可以废弃了。 答：命题错误。理由：绝大多数公文当它们的现实执行效用完成后，对今后工作有考察价值的都需要整理归档保存，重要公文还必须长期保存或永久保存。 第三章 公文的体式与稿本 1 几个机关联合发文，应当在公文眉首部分标明几个机关的发文字号。 答：命题错误。几个机关联合发文时，只标明主办机关发文字号。公文除其固定规范格式外，只有四种特定格式，即信函式格式、命令格式、会议纪要格式。 2 所有公文都必须标识签发人姓名。任何公文的格式都是无区别的。 答：命题错误。理由：签发人标识仅在上报的公文中出现。 3 当正文之后的空白处容不下印章的位置时，可将印章加盖在下一空白页上，只需在该空白页第一行顶格标识“此也无正文”即可。 答：命题错误。理由：《国家行政机关公文格式》明确规定了当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施，务使印章与正文在同一页出现。 第四章 公文的行文规范 1 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。 答：命题正确。理由：《办法》第十四条明确规定：“行文关系根据隶属关系和职责范围确定”。这是我国党政机关行文关系的基本原则。 2 对直接上级机关进行检举、控告时可使用越级上行文这种行文方式。 答：命题正确。理由：越级上行文就是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。对直接上级机关进行检举、控告就要使用越级行文。 3 下级机关向上级机关行文，若需其他相应机关阅知或文件内容涉及其他机关部门的业务范围时可多头主送。 答：命题错误。理由：机关的行文应分清主送机关和抄送机关。向上级机关的行文，或者要求对方机关办理答复的公文，应当主送一个机关，以便收文机关能及时迅速地进行处理。若需其他相关的上级机关阅知或文件内容涉及其他机关部门的业务范围，可以抄送，但切勿多头主送。否则，谁也不批，谁也不理，结果误时误事。 4 当主送机关是直属下级机关的，其行文可使用“报告”这种公文名称。 答：命题错误。理由：“报告”属于上行文种，因此当主送机关是直属上级机关的，其行文可使用“报告”这种公文名称。 5 在人、财、物等方面握有一定实权的机关或部门，可与级别高的机关或部门联合行文。 答：命题错误。理由：联合行文的各机关或部门必须都是同级的，不同级别的机关或部门不能联合行文，即使是那些在人、财、物等方面握有一定实权的机关或部门，也不能与级别高的机关或部门联合行文。 第五章 机关法定公文的写作（上） 1 发布命令的必须是具有县级以上级别的国家权利机关的执行机关。 答：命题错误。理由：命令的权威性表现在两个方面：一是发布命令的必须是具有乡级以上级别的国家权利机关的行政机关；二是命令的内容重要且具有不可更改性。 2 决议和决定形成的程序完全一样。 答：命题错误。理由：决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。因此，二者形成的程序不完全一样。 3 议案的签署，提议案人可以是机关，也可以是机关首脑。 答：命题正确。理由：决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。因此，二者形成的程序不完全一样。 4 议案提请审议事项，可以是两个或两个以上的事项。 答：命题错误。理由：议案的内容必须单一，即一个议案提请审议一个事项，否则就会给会议带来困难。 第六章 机关法定公文的写作（中） 1 一般公告公布的都是比较重大的事情，而通告公布的虽次于公告，但在其适用范围内，也是重要的事情。 答：命题正确。理由：公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布。公告公布的都是比较重大的事情，通告公布的次于公告，但也是重要的事情。一般性的事情，可以使用通知或其他形式。 2 公告一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由县级以上人民代表大会批准，一般机关团体，不能随意发布公告。 答：命题错误。理由：涉及地方法规的公告，必须由省级以上人民代表大会批准，县级人民代表大会无权审批。 3 知照性公告、通告发布的目的，只是让群众或者有关人员知道，并不需要大家去遵守或执行。 答：命题正确。知照性公告、通告发布的目的，只是让群众或有关人员知道，并没有强制性的遵守或者去执行。它不同于涉及法律事项的公告、通告。 4 公告、通告要一事一告，即内容限于谈一件事或一个问题，不要把性质不同的事放在一起。 答：命题正确。理由：公告、通告要符合权限，一事一告，即内容限于谈一件事或一个问题，不要把性质不同的事放在一起。否则，将造成混乱，使问题复杂化。 5 公告、通告的署名和日期，一般放在全文最后居中的位置。 答：命题错误。理由：公告、通告的署名和日期，一般放在全文最后的右下角，但如果标题部分已显示，则最后可以不再另署。 6 通报可以在公布范围内张贴，社会影响大的也可以登报。 答：命题正确。理由：通报是在一定范围内表彰先进、批评错误，传达事项的告知性文件。它可以在公布范围内张贴，社会影响大的也可以登报。 第七章 机关法定公文的写作（下） 1 汇报工作时，应主要写清要报告的事实，汇报者的看法可有可无，不占主要地位。 答：命题正确。理由：报告是向上级汇报工作，因而一定要实事求是，不可夸大或缩小事实，因此汇报者的看法可有可无，不占主要地位。 2 表态性批复，不论上级“同意”或者“不同意”，都应该略说明理由。 答：命题错误。理由：表态性批复，主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必再说理由，不同意的一般要略说理由。 3 批复的时间性比较强，所以要本着急件急办的原则，及时处理各类请示。 答：命题正确。理由：批复要及时，即时间性比较强，所以要本着急件急办的原则，及时处理各类请示。 4 拟写会议纪要，是所有会议的必要组成部分。 答：命题错误。理由：拟写会议纪要并非所有会议的必要组成部分，一般是较多人关注或波及面较广的会议，在没有新闻公布会议内容，也没有发布会议决议、决定等的情况下，可以用会议纪要的形式，即在会议的情况、精神、决议等，或加以公布，或向上汇报，或向下传达，让人们据以了解会议情况。 5 规定，在行政系统，可以单独行文。 答：命题错误。理由：规定在党的系统可以单独行文；在行政系统，就要以“令”、“决定”或“通知”的形式发布，和它们同时行文。 第八章 机关其他常用文书的写作（上） 1 计划的标题可以省掉机关名称或适用时间，也可省略内容的类别和文种名称。 答：命题错误。理由：完整的计划标题由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。也有一些标题省略机关名称或适用时间，但不能省略内容类别和文种名称，且省略的部分必须在计划的正文中显示。 2 “总结”在民国时期即被列为公文文种。 答：命题错误。理由：“总结”在民国时期历次公布的公文程式中，无论是公文文种还是非公文文种，均未列入。总结一直未被正式列入公文文种，但却是机关常用的文书。 3 “调查报告”在民国时期即被列为公文文种。 答：命题错误。理由：民国时期公布的公文程序中没有“调查报告”的名目，但有“报告书”一项，规定其用法为，受属官委托调查某项事件并将调查经过情形写成报告呈报属官。 4 实施细则的第一条必须说明它是哪个法律或法规的实施细则。 答：命题正确。理由：实施细则的写法一般是“章条式”或“条款式”，但其第一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。 5 调查报告的前言可以点明调查的结论。 答：命题正确。理由：调查报告的前言是陈述调查材料之前的说明，可以介绍调查对象，介绍调查的目的和过程，也可以阐述调查的意义，甚至可以点明调查的结论。 第九章 机关其他常用文书的写作（下） 1 记录类文书的材料来源可以是直接的第一手材料，也可以是间接的第二手材料。 答：命题错误。理由：记录类文书的材料来源是直接的第一手材料，不是间接的第二手材料。这体现了记录类文书的材料直接性特点。 2 重要的会议记录，一般要求在每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，以便发现错误或遗漏后，立即更正或补充。 答：命题正确。理由：重要的会议记录一般要求在每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读，发现错误或遗漏应立即更正或补充，然后由会议主持人和记录人在记录后边签字，以示负责，同时还要逐页编写页码，并在首页或记录末尾注明本次记录的总页数。 3 为了记得迅速、完整，会议记录可以用速记符号，但不可以用其他非规范的文字、字体，以保证其作为原始依据的有效性。 答：命题错误。理由：会议记录一般用汉字书写。字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、字体，以保证其作为原始依据的有效性。 4 在提案中，每部分内容的文字，均是从第四格写起。 答：命题正确。理由：在提案中，每部分的文字，均是从第四格写起，转行与上行对齐。 第十章 公文处理工作 1 公文处理工作的时限性，表现在提高机关工作效率的重要环节。 答：命题错误。理由：公文处理工作的政治性，表现在提高机关工作效率的重要环节上。 2 公文处理工作的作用与公文的作用是一致的，没有区别的。 答：命题错误。理由：公文的作用是通过公文这个载体中的内容来实现的，而公文处理工作的作用，主要是指从公文形成到公文的办理、管理、整理归档等一系列环节对机关工作的发挥的作用。二者作用的内容不同。 3 对于大机关，一般采用的公文处理工作的组织形式是集中式。 答：命题错误。理由：集中式是指在一个机关内，除了文件的承办处，公文处理的各个基本环节都集中在机关的中心机构，亦即办公室来进行。大机关并不适于公文的集中处理，其文件数量多，一般采用分工处理的形式较好。 4 公文处理工作必须加强集中统一管理。 答：命题正确。党和国家机关的公务文书，是在机关工作中具有强烈的政治性、机密性和现实效用性的重要办事工具。公文处理工作关系到实现机关的职能和提高机关的办事效率。为此，对机关的公文处理工作就必须加强集中统一管理。 第十一章 公文办理程序 1 拆封是收文办理的第一个环节。 答：命题错误。理由：签收是收文办理的第一个环节，而拆封是第二个环节。 2 卡片式登记的优点是容易保存，适宜按事件顺序进行登记。 答：命题错误。理由：薄册时登记的优点是容易保存，适宜按事件顺序进行登记，而卡片式登记的好处是能适应使用和管理文件的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列。 3 注办文字写在文件首页的左上方。 答：命题错误。理由：注办文字应写在文件首页的右上方。 4 审核是发文办理的第一个环节。 答：命题错误。拟稿是发文办理的第一个环节，而审核是第二个环节。 5 一切发出的文件，不必都进行登记。 答：命题错误。发文登记的作用与收文登记一样，主要是为了便于对文件的管理和查找。因此，一切发出的文件，均应进行登记。 第十二章 公文的整理（立卷）与归档 1 公文处理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 答：命题错误。归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。二者定义错误。 2 文件材料以归档为界，归档之前是档案，归档之后是文件。 答：命题错误。理由：文件材料以归档为界，归档之前是文件，归档之后是档案。 3 公文办理完毕后，承办人员应当根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，送交档案部门进行归档。 答：命题错误。理由：公文办理完毕后，承办人员应根据公文立卷的要求把公文原稿和有关材料整理好，送交文书部门或者主管部门人员清理立卷。 4 上级领导机关发来的任免令属于不必办复的收文。 答：命题正确。上级领导机关发来的任免令，经机关领导人阅知以及有关部门传阅，也就算办理完毕了，即可将来文整理（立卷），不必办复。 5 归档文件的编号是指编制归档文件目录。 答：命题错误。理由：归档文件的编目是指编制归档文件目录，而件号是归档文件的排列顺序号。
公文写作 公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代表机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。 公文姓“公”，是代表法定的机关与组织的，是机关和组织行使职权、承担义务、开展公务活动的重要工作。公文具有很强的权威性，是代机关立言，要反应的是机关领导集体的意图和志愿。是领导机关集体意志的体现，而不是某个人的意志。因此，在写作当中，要防止以个人的意见而成为机关的意见，把其体现为公文。在我国目前的实际情况，包括国家机关社会一些企事业单位中，质量并不是特别高，质量差的公文还是常见的，逻辑混乱、词不达意，有的甚至同国家的相关的法律、法规相违背。如果经常出现这些常识性的错误，就会影响到机关的权威性，和机关的声誉，同时给工作带来不必要的混乱。所以，强调公文的撰写人员，要正确认识到公文写作的意义和自己肩上的责任，要把握公文写作的技巧，认真履行职责，写出高质量的公文。 公文写作的构成：起草初稿、讨论修改、形成送审稿的整个过程。 起草初稿 是指构思完成后，动笔行文写出公文初稿的具体过程。根据机关工作的实际需要，用简洁规范的语言，来表达既定的主旨，把精心构思的布局，转化为文字篇章的工作，在公文起草实践当中，起草公文可以由一个人来承担，也可以由多人来承担，主要是根据公文的重要程度和机关文书人员队伍的条件来确定。 公文起草组织可以有三种形式： 1.由一个人准备选取材料，构思布局，直至拟写成文。 主要是适用一些比较小的机关和单位。如：便函、简报、事务性的通知。其主要优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重要的、篇幅较长的公文来说，这种封闭型起草形式也存在诸多缺点，如人单力薄、精力分散;在材料取舍、观点提炼和角度选取上，往往易受个人视野和素质的限制;写作效果因人而异，难于保证。 2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。这是一种开放的起草方式。这样就可以扬长避短，拓展视野，观点新颖，角度得体，集思广益，最后由一个人写出。最后的执笔人也是非常重要的。要求执笔人要善于听取意见，敏锐地抓住闪光点，但又不能安于记录和代笔，把各种不同的见解统统搬进文稿，造成主旨不明确，要求不统一，风格不协调。 3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文，重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议，布置全局性工作的指示，由于其涉及面大，篇幅大， 文字要求的水平高，往往由领导机关的文秘部门牵头，吸收各有关业务主管部门文书人员参加，组成起草小组打团体战。分工起草必须注意紧密联系，互通情报，确保全文思想一致，内容协调，风格统一。 讨论修改阶段是指对初稿进一步加工直到形成送审稿的过程 它是公文写作中一个非常重要的环节，是整个公文写作不可分割的一部分。强调公文在立意时，要反复推敲与锤炼，布局时要反复构思，起草时精雕细琢，都是修改的体现。在这里，主要是指对公文初稿形成之后的修改。 “善作不如善改”，好的公文往往是改出来。草成的初稿只是一个粗糙的毛坯。公文写作者，无论经验如何丰富，才思如何敏捷，撰写中往往受到诸多主客观因素的确限制，或材料不全，或业务不精，或意不称心，或文不达意，难以做到尽善尽美。因此，起草人必须本着对事业高度负责的精神多读多看，反复琢磨。此外，还应该充分发挥集体智慧，对初稿进行讨论，多方听取和征求修改意见，然后再进行修改，使公文不断地趋于完善。 发挥公文效用，把好公文质量关 公文的质量直接关系到机关的工作效率，关系到党和国家方针、政策的执行问题，关系到公文本身发挥效用的问题。做好了公文的起草工作，并不等于作好了业务工作，从国家方针到各方面的具体事务，都要靠公文传达和交流，所以，只有提高公文的质量，才能做好业务工作。 在思想内容方面 应该政策性强、针对性强、科学性强。 2003年10月份的自学考试中就考到了一个多项选择题，即公文质量体现在思想内容方面，应该指()。 政策性强，就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。政策性是衡量公文质量的重要条件。所谓针对性强，就是要求有的放矢，切中要害。分析情况全面深入，精辟透彻;提出问题，符合实际;解决矛盾，切实可行;指导工作，卓有成效。所谓科学性，就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确地提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。 在文字表达方面 应该结构严谨、语言精当、行文规范。 所谓结构严谨，是指章法问题、布局谋篇的问题。这就要求主次鲜明、条理清楚;重点突出、衔接自然;联系紧密、完整划一。所谓语言精当是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。行文规范是指公文的文种、格式要符合国家的统一规定。为了更好的发挥公文作用，就必须在公文写作上严格把握好质量关，每一个公文撰写人员都必须认清职责，注重撰写公文的质量。 机关领导要亲自动手撰写重要公文 这一部分不作为考试重点，领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。1981年5月7日，中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中强调各级领导干部亲自动手起草重要文件。
公文写作与处理常考知识点
一、发文字号
发文字号是一个机关在同一年度制发的公文的顺序号，它由发文机关代字、年份和序号三个部分组成，如山东省人民政府办公厅2012年发的第10号文件，发文字号应写为：鲁政办发〔2012〕10号。考生在复习备考的过程中一定要注意发文字号的书写格式，一是三个部分的顺序是不是正确，如顺序颠倒则错误;二是年份和序号是不是阿拉伯数字，如不是则错误;三是括号是不是六角括号，如不是则错误;四是序号前是不是加了“第”字，如有“第”字则错误;五是序号前是不是有“0”，如有则错误。总之，发文字号必须符合“鲁政办发〔2012〕10号”格式，和示例有差别则错误。
二、主送机关
指发文机关要求对所发公文内容进行答复或处理的对方机关，也称“受文机关”。在考试中，题目中出现了主送机关，考生应予以注意，对于主送机关的书写可以参照范例：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：”做题时需要特别注意所使用的标点符号，两个机关之间所用的标点符号必须符合的原则是：相同性质的机关之间用“、”，不同性质的机关之间用“，”。
三、成文日期
成文日期是公文生效和查考的依据。在公文纠错题中也是考查频率较高的一个知识点，对成文日期的考查，主要体现在它的'书写是否规范上，公文成文日期的规范书写是用公元全称，用汉字标明年、月、日，“零”写为“O”，如“二O一二年八月三十一日”。做题时注意观察成文日期的写法是否规范，年月日是否齐全，是不是用的汉字，如果不齐全或者未用汉字则错误。
四、附件
附件是正文的补充材料或参考材料是，公文的重要组成部分。在做公文纠错题时要注意公文正文中是否涉及附件，如果有附件，是不是在规定的位置书写出来，数量是不是符合正文中所出现的附件个数。公文中附件的格式是在正文
下方空一行左边空两字注明“附件：”，然后再写上附件的名称即可，如有一份以上的附件，则用阿拉伯数字标明序号，纵列排开，公文的附件名称不加任何标点符号。如：附件：2012年度先进工作者名单
五、其他
在公文纠错题中，还有可能在公文的标题上设置题目，比如事由不明确，标题中所涉及的事由和正文的内容不符合，或者文种错误等等。
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公文写作 公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代表机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。 公文姓“公”，是代表法定的机关与组织的，是机关和组织行使职权、承担义务、开展公务活动的重要工作。公文具有很强的权威性，是代机关立言，要反应的是机关领导集体的意图和志愿。是领导机关集体意志的体现，而不是某个人的意志。因此，在写作当中，要防止以个人的意见而成为机关的意见，把其体现为公文。在我国目前的实际情况，包括国家机关社会一些企事业单位中，质量并不是特别高，质量差的公文还是常见的，逻辑混乱、词不达意，有的甚至同国家的相关的法律、法规相违背。如果经常出现这些常识性的错误，就会影响到机关的权威性，和机关的声誉，同时给工作带来不必要的混乱。所以，强调公文的撰写人员，要正确认识到公文写作的意义和自己肩上的责任，要把握公文写作的技巧，认真履行职责，写出高质量的公文。 公文写作的构成：起草初稿、讨论修改、形成送审稿的整个过程。 起草初稿 是指构思完成后，动笔行文写出公文初稿的具体过程。根据机关工作的实际需要，用简洁规范的语言，来表达既定的主旨，把精心构思的布局，转化为文字篇章的工作，在公文起草实践当中，起草公文可以由一个人来承担，也可以由多人来承担，主要是根据公文的重要程度和机关文书人员队伍的条件来确定。 公文起草组织可以有三种形式： 1.由一个人准备选取材料，构思布局，直至拟写成文。 主要是适用一些比较小的机关和单位。如：便函、简报、事务性的通知。其主要优点在于集中在一人之手，可以全局在胸，思路开阔，一气呵成。但对于一些较为重要的、篇幅较长的公文来说，这种封闭型起草形式也存在诸多缺点，如人单力薄、精力分散;在材料取舍、观点提炼和角度选取上，往往易受个人视野和素质的限制;写作效果因人而异，难于保证。 2.由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草。这是一种开放的起草方式。这样就可以扬长避短，拓展视野，观点新颖，角度得体，集思广益，最后由一个人写出。最后的执笔人也是非常重要的。要求执笔人要善于听取意见，敏锐地抓住闪光点，但又不能安于记录和代笔，把各种不同的见解统统搬进文稿，造成主旨不明确，要求不统一，风格不协调。 3.由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文，重要会议的报告、总结，重大的方针政策性决定、决议，布置全局性工作的指示，由于其涉及面大，篇幅大， 文字要求的水平高，往往由领导机关的文秘部门牵头，吸收各有关业务主管部门文书人员参加，组成起草小组打团体战。分工起草必须注意紧密联系，互通情报，确保全文思想一致，内容协调，风格统一。 讨论修改阶段是指对初稿进一步加工直到形成送审稿的过程 它是公文写作中一个非常重要的环节，是整个公文写作不可分割的一部分。强调公文在立意时，要反复推敲与锤炼，布局时要反复构思，起草时精雕细琢，都是修改的体现。在这里，主要是指对公文初稿形成之后的修改。 “善作不如善改”，好的公文往往是改出来。草成的初稿只是一个粗糙的毛坯。公文写作者，无论经验如何丰富，才思如何敏捷，撰写中往往受到诸多主客观因素的确限制，或材料不全，或业务不精，或意不称心，或文不达意，难以做到尽善尽美。因此，起草人必须本着对事业高度负责的精神多读多看，反复琢磨。此外，还应该充分发挥集体智慧，对初稿进行讨论，多方听取和征求修改意见，然后再进行修改，使公文不断地趋于完善。 发挥公文效用，把好公文质量关 公文的质量直接关系到机关的工作效率，关系到党和国家方针、政策的执行问题，关系到公文本身发挥效用的问题。做好了公文的起草工作，并不等于作好了业务工作，从国家方针到各方面的具体事务，都要靠公文传达和交流，所以，只有提高公文的质量，才能做好业务工作。 在思想内容方面 应该政策性强、针对性强、科学性强。 2003年10月份的自学考试中就考到了一个多项选择题，即公文质量体现在思想内容方面，应该指()。 政策性强，就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。政策性是衡量公文质量的重要条件。所谓针对性强，就是要求有的放矢，切中要害。分析情况全面深入，精辟透彻;提出问题，符合实际;解决矛盾，切实可行;指导工作，卓有成效。所谓科学性，就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确地提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。 在文字表达方面 应该结构严谨、语言精当、行文规范。 所谓结构严谨，是指章法问题、布局谋篇的问题。这就要求主次鲜明、条理清楚;重点突出、衔接自然;联系紧密、完整划一。所谓语言精当是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。行文规范是指公文的文种、格式要符合国家的统一规定。为了更好的发挥公文作用，就必须在公文写作上严格把握好质量关，每一个公文撰写人员都必须认清职责，注重撰写公文的质量。 机关领导要亲自动手撰写重要公文 这一部分不作为考试重点，领导干部亲自动手起草重要公文是领导工作中的原则性问题。1981年5月7日，中共中央在《关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要一切由秘书代劳的指示》中强调各级领导干部亲自动手起草重要文件。
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我国古代公文产生的线索及演变 我国是世界上四大文明古国之一，具有悠久的历史和文化，在很早时，我们的祖先就采用了“结绳记事”的方式，到了后来文字又产生了。文字是记载语言的工具，是语言的载体，文字的创造和发明在人类演进的历史当中，是一个重要的里程碑，正是因为有了文字，书面形式才得以出现，这样，文书才有可能产生。 商代后期，出现了甲骨文，甲骨文书，是刻在龟甲、兽骨上面，称为“甲骨卜辞”，都已经具备了公务文书的基本特点。所以我们可以把“甲骨卜辞”称之为“甲骨文书”。“甲骨卜辞”是我国最早的文书档案，也是我国文书工作产生的珍贵的历史资料。(2003年单选题)我国产生一种体式比较完整的甲骨文书是在什么时间。答案：商代后期(有三千多年的历史了) 到了西周时期，成立了专门的管理文书的机构和官吏;另外要注意的是，公文是与国家机构紧密相关的，《尚书》中就有类似的记载，我国最早的一部政治文件汇编本就是《尚书》; 秦汉时期是我国封建社会文书工作的确立时期，出现了“书”和“奏”这两种文种，如：秦国丞相李斯，写过的《谏逐客书》。 汉代及稍后，又出现了更多的上行文，有“章”、“表”、“疏”、“议”、“启”;另外还出现了平行文和下行文，下行文的种类有：“令”、“谕”、“制”、“教”等。 秦汉至明清，在长达两千多年的封建统治社会中，上行、下行公文的文种越来越多。 辛亥革命时期，为了适应政权的需要，颁发了《公文程式》五条，规定了公文文种有5种，“令”、“咨”、“呈”、“示”、“状”;明确规定了它的范围，把以前封建社会中的一些文种给予废除。除了公文文种发生了变化，公文载体也发生了变化。如：汉代以前，我们国家采用金石、甲骨、青铜、竹木、 缣帛这些主要材料。(曾经在2003年考过) 东晋末年开始用纸。当时的一个太尉桓玄下令用纸，之后，用纸越来越多。这是公文载的变化。 公文发展演变，反映了政权的性质、统治阶级的需要，以及他们对公文行使权利重要性的认识。 公文有法定的作者 公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。这是公文区别于其它的图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著的区别，是公文的显著特点之一。 所谓法定的作者，就是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关、组织的领导人。在我国，每一个机关、社会团体、企事业单位，都是依照国家的法律、法令建立起来的，因此它们在法律上都拥有一定的地位，它们都是法定的作者，有独立对外行文的资格。如我国的各级政府，中央人民政府(国务院)、北京市人民政府、××区人民政府、××乡镇人民政府;另外如党的组织，各级的企事业单位都可以成为公文的法定作者。
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