沟通与项目管理自考笔记整理

一、与公司领导之间的沟通首先要清楚各级领导的权限和角色，解决问题时一定是要找到关键路径上的关键领导，避免信息同时发布多个领导，造成领导之间的沟通成本加大，影响问题的解决效率，增加领导协调解决问题的难度。寻求领导的支持时一定要简练的描述清楚问题的关键所在，需要领导哪方面的具体支持，最好根据具体问题给领导1-3个选择，并指出项目组倾向于哪个选择，原因是什么，而不是把问题直接扔给领导。对于有些问题，不要一味的向领导妥协，不要一味的承诺实际不可能完成的项目工作，这既是对工作的负责，也是对领导、对项目组的负责。作为一名项目管理者，需要不断的学习，不断的从外界吸收营养来加强自身各方面的能力。实际上在我们身边有很多的素材可以供我们学习。同时要注重于实践，实践有助于我们能力的提升。同时也只有实践才能验证我们学习到的东西是有否有用、是否实用。在实践的过程中要不定期的进行总结，做的好的地方的不断保持，做的差的地方要改正或摒弃。二、与项目团队成员之间的沟通要圆满地完成项目目标，关键在于人员，而不是程序和技术。程序和技术只不过是协助人员工作的工具。队伍需要有一种精神：“一个团队，一个步调，一个目标”，使人员有归属感，队伍有凝聚力。1、与项目组成员达成共识，明确建设目标。项目组成员要有一个共同的预期。2、明确项目流程，计划以及关键时间点。计划指导工作。3、分工协作；确定工作范围、明确职责；实时监督。4、项目成员及时沟通，遇到问题及时分析解决。一些小问题如果没有及时发现和解决，很有可能发展成大问题，影响项目顺利进行。5、鼓足士气。项目管理不可避免遇到一个又一个新问题，面对困难和压力，首先要坚定信念、树立信心和鼓足勇气，引导项目顺利度过难关。6、注意言行。一个人说话做事的对象，场合，时机，技巧，有无意识等，产生的效果和影响绝然不同。少指责，多鼓励;少抱怨，多建议;少空话，多行动。7、对项目负责、对自己负责，做事更要做人。三、与客户之间的沟通第一、明确客户对项目的态度，知道客户想要的是什么。与客户明确项目需求及目标。尤其是项目集，目标就更要清晰，避免在项目进行中因为需求变更过大造成资源的损失和浪费，或者因为其中的小项目、小细节影响大局。以某省国产化项目为例。客户明确表示：“按照你们的思路做，只要确保年底能够验收就行”。从客户的这句话中我们可以得出以下几点：1、客户对公司的信任、能力的肯定。2、没有客户的参与是不可能把项目做好的。3、我们做的产品是一个“废品”。对客户来讲，做出的产品客户不去用，没有使用价值;对我们来讲，平台虽然搭建起来了，却不知道我们东西是否有用，体现不出来我们工作的价值，或者说总感觉少了一部分。第二、与客户的沟通方式1、第一印象。在项目开始阶段我们就需要再潜意识里告诉客户，我就是这个行业的专家。告诉我你要做什么，剩下的交给我们，我们帮你完成。要让客户感觉到：把项目交给我们，你放心。同时需要有较强的业务能力做支撑：可以简单的介绍一下以往做过的类似的项目，同时注意我们说话的语气一定要底气。一旦第一印象就觉得你的业务能力不行或是人有问题，那么在无形中就增加了开展后面工作的阻力。2、让客户了解项目进度。要定期的向客户介绍项目的进展情况，告诉客户这段时间我们做了什么东西。经常会发现有这样的情况发生，就是客户与项目组成员掌握的信息不对称。客户也知道我们天天在加班，但就是看不到工作成果，也不清楚我们在做什么。并不是所有客户都了解我们的实施流程和分析流程，所以让客户了解我们的工作进展情况就显得尤为重要。3、充分听取客户的建议，同时对不合理的需求尽量不要直接去否定。对于客户提出的需求，先确认是否项目合同内，如不在项目合同内，则把相关需求建议转达给销售等相关人员；如果在合同范围内，先与客户共同分析它的必要性，如有必要再分析说明主观因素和客观因素能否满足；如不能满足再进一步把需求进行分解，告诉他我们能够做到哪一步。4、对客户的期望值进行沟通5、注意沟通方式的选择比较成熟的沟通方式是邮件。但是在否定客户建议的时候尽量选择面谈或是通过电话进行沟通，通过我们肢体语言或语调的配合可以使客户对我们有进一步的了解，并显得亲切。尤其是在项目开始阶段，客户对我们项目组成员并不了解，通过邮件的方式去否定客户的建议通常会显得很生硬。

第一章 项目管理需要正确的思维方式、技能和工具 教你如何领导21世纪的团队 这是有头脑、有思想的一群人，被称为知识型员工，因此不要企图控制他们，毕竟你又不是他们的老板，但只要能让他们心悦诚服，这些人就会心甘情愿为你付出 从失败中学习 缺少支持或保障 时间规划不切实际 需要与很多项目同时抢夺资源 预期或目标不明确 资源不充足 团队成员被抢走 政策或立法 团队成员缺乏大局观 规划不当 缺乏领导力 标准不固定 缺乏预算管理或管理不当 从成功中学习 达到或超出预期。 优化资源 为后续的项目建立团队信心和士气 当你的项目能够在时间节点内完成并且不超出预算，很多人都会觉得你已经成功了。但你是否实现了项目成功的首要指标——达到或超出预期了吗？你是否实现了经营目标，是否达到了质量要求，又是否实现了衡量成功的第二个标准——优化资源？ 管理项目，带领团队 高效地带好团队和娴熟地完成管理流程同样重要 我也可以成为项目领导者吗 因为他赋予了这些人价值。每个人都希望自己的存在有价值，更想做一些有价值的事。 能够描述出项目管理的流程，不代表你可以成功地带领团队完成这些流程。你是不是经常期望其他人都像你一样投入，这样就可以推着他们往前走了呢？当今是知识型员工的时代，你不能“推着”别人前进，只能调动和激励他们的积极性。 第二章  最有效的项目管理：人+流程=成功    PEOPLE + PROCESS=SUCCESS 如果没有人愿意为你干活，再好的流程都是纸上谈兵。 带领团队 人们认为项目的失败主要是定量的失败，是规划、时间、预测、成本控制和目标不明确等导致的 团队士气不高，成员动力不足，团队的关系不够和谐，效率低下，不够投入 管理好流程固然重要，但做一个好的领导者则是最核心的。无论使用什么技巧，都比不上激励和调动每个人的积极性来得有效。如果你希望团队成员能够帮助你，而不是和你对着干，如果你渴望持续的成功，那么就要意识到必须鼓励成员们去遵守流程 效率和控制从来都是成反比的 如果你是一名职业的项目经理或老板，也许能通过引导的方式让大家为你效力，但不能通过强迫的手段让他们发挥出自己最好的创造力去完成一个项目 权威 VS.非正式权力 权威往往来自于一个人的职位或头衔，但有了头衔并不代表能成为好的领导者。作为名义上的领导者，你有权力命令别人执行规定，以及在成员不遵守规定时给予惩罚，但这种权威并不能保证所有人对你心悦诚服，心甘情愿地为你付出 非正式权力来自于领导者的性格和能力 圣雄甘地从未拥有过任何正式头衔，他却带领印度人民争取独立，并唤起了全世界的民权及自由运动 纳尔逊·曼德拉、马丁·路德金即使在狱中，在没有任何官方领袖头衔的情况下，依然能成功地激励和领导群众 非正式权力往往比权威更有效 其实无论你是否被授予了正式的职务，只要你能够履行好一个领导者的职责，在别人心中你就是一个领袖。正如之前提到的几位领袖人物一样，你需要坚强的性格和良好的品德，尊重你的团队，倾听他们的心声。因为他们每个人的需求、个性、工作风格、能力都各不相同，在满足他们的需求以及推动项目的进程中，你要做到始终如一 四个基本行为准则 展现尊重 尊重别人并不意味着放弃尊严，你可以像珍妮弗一样直言不讳，让每个人明确自己的责任，同时也能意识到存在的问题。事实上，当你对待领导和普通同事都能够一视同仁时，直言不讳就是一种尊重 当你尊重的一个人很直接地指出了你的问题，当下你可能会有点小失落，但过后你还是会听从他的意见做出调整 尊重是相互的，如果你能够坦诚地对待自己和他人，坚持做自己，那么无论结果如何，你已经成功一大半了。当你尊重他人时，他人也会报之以尊重，这必然会带来好的结果 先聆听 你必须克制住说个不停的冲动，缺少倾听可能会导致同事关系紧张、效率降低、错过学习机会以及判断失误 当你的手下向你抱怨或者请求帮助的时候，一定要让他们先吐为快，如果因为你缺乏耐心倾听，妄做判断后导致项目失败，那就太不值得了。在解决问题之前一定要保证对问题有充分的认识 没有谁是无所不知的，项目不是你一个人的，而是整个团队的，你的工作是管理流程，更重要的是激励团队的热情，而激励来自于你的倾听，而不是说个不停 如果你真心希望打造一支高效的团队，首先就应该了解他们，让他们勇敢表达自己的想法，坚持自己的信仰，而你不会妄加评论。同时你也要分享自己的想法和动力来源，营造出大家庭的氛围 工作中最重要的就是同理心，即换位思考。学会了换位思考，在别人向你倾诉时，你并不需要表示同意或不同意，只要把自己放在对方的位置上尽力去理解他们的出发点。当你给了他们一个表达、解释或者仅仅是发泄的途径——而且不打断他们，那么你们的关系就会更加牢固 明确期望 作为项目经理，你说得最多的就是预期，而作为“非职业项目经理”，最主要的工作之一就是让所有人达成共识 如果你真的希望激励团队共同实现一个大的目标，就要让他们了解项目的所有进展，并明确每个人在整个项目中所扮演的角色，因为即使是最小的一个环节也可能会决定项目最终的成败，而让每个人有一个清晰的“宏观”视角是让团队成员不断努力的保障 对角色和目标的预期模糊不清是导致所有关系恶化的根源 承担责任 作为项目的带头人，你要扮演一个正面的模范，希望别人做到的，首先你自己要做到，那个“我说什么就是什么”的时代已经过去了，要想激励团队成员做到最好，就必须说到做到 仅仅你一个人做到还不够，你必须让整个团队达到这一标准 承担责任意味着透明，当你汇报项目进展时，要实话实说，如果你搞砸了，坦白地承认错误并承担责任。古语云“真相是最伤人的”，其实并不正确，长期来看，掩盖真相才是最可怕的 作为项目的领导者，你要对其他人负责——包括他们的期望、付出以及他们的价值感和成就感。你还要对他们的错误负责，对自己的良心负责，但如果你使用了四个基本行为准则，就能让大家更信任你，你也能够信任大家和你自己 流程管理：五大流程组 每个项目都要经历这五个流程组吗？答案是肯定的！这些流程不是为了让你的项目更复杂或更费时，相反，如果你正确地遵循流程，不仅可以简化项目，提高速度和质量，还能够让你形成一个百发百中的规律 发起 是项目得到正式授权 在这一阶段你要确保每个人都清楚项目成功的标准 关键人物获取充足的信息，以确保所有人都站在统一战线上 规划 定义和修正目标 该阶段需要理清最终的目标，根据目标合理地设计预算、时间规划和项目进度 执行 协调人员和资源来执行规划 在这一阶段，你需要确保团队的每个人按照规划开展工作，如果在发起和规划阶段打好基础，执行阶段将会更加顺利 监管与控制 保证目标能够实现 在项目的所有阶段，你都需要对流程进行不断地监管和控制，以确保每件事正常运转，并且在事情脱离预期的轨道时，根据情况随机应变。同时，你要向所有相关人员传达项目进展，别小看这一步，因为其他流程都是为这一步服务的 结束 让大家认可项目的成果 在结束项目前，你需要仔细比对取得的结果与最初的预期是否吻合，总结流程和人员管理上的收获将令你和团队不断成长 虽然有了四个基本行为准则就足以做好项目，但实际操作中并不像想象中那么简单。比如，当项目已逼近截止时间，当你超出预算，当团队成员开会的时候支支吾吾说不出所以然，或者更有甚者连会议都不参加，当你的上司总是拿不定主意，当你的老板冲着你大喊：“我要的结果呢！现在呢？怎么一点小事都做不好？”在这种压力下，你需要付出加倍的努力和实践才能保持清醒的头脑，并带领团队走出困境。 第三章  将预期量化，让团队成员达成共识 给人们蒙上眼睛，把他们带到户外，让他们沿直线向前走，会发生什么？ 人被蒙上眼睛后就无法走直线了 当人无法看到太阳、月亮、山顶或其他参照物时就会一直原地转圈，没有了目标就无法前进 缺少了项目管理，我们就会失去方向，这就等于失去了地图、地标和里程碑等能够让我们寻找方向的工具，项目会因此止步不前。不了解项目的预期，就像被蒙上了双眼，只能凭感觉找方向，到最后又“绕回来了” 关键的一点是要了解每个人的预期是什么，你也许以为所有人对同一件事的理解都一样，但一个聪明的项目经理会假设所有人都对背景一无所知 需要回答的问题 这个项目会对谁产生影响？ 谁决定了项目的成功，他们的预期是什么？ 项目的限制是什么？ 你怎样让大家对项目结果达成共识？ 需要执行的动作 确定所有利益相关方 指积极参与到项目中，或会因为项目产生正面或负面的人或组织 工具：团队头脑风暴 通过头脑风暴列出一个所有参与或会受到影响的人的清单 当邀请团队成员参与头脑风暴时，他们获得了一个表达自己的机会，特别是讨论项目重要问题时，他们会有一种受到尊重和被需要的感觉，这说明你重视他们的意见，同时最初的参与会使他们渴望进入你的团队 你一定会有所遗漏，甚至会漏掉最重要的人，但如果你让大家一起出主意，肯定会有人把你漏掉的补上 确定主要利益相关方 指任何一个决定项目成功或失败的人 项目的结果是否成功，主要是由主要利益相关方来判断的，这些人对项目给予的输入越多，你成功的胜算就越大 工具：主要利益相关方D. A. N. C. E 决策 做出控制或影响项目预算的决策 权限 有权威对项目进行给予批准 需求 直接从项目受益或受到影响从而需要了解项目的所有进展 关系 与解决困难或者取得成功所需要的人、资金或者资源相关 能量 能够给予正能量或负能量从而影响项目成败 关联类的人物对项目的成功有着巨大的影响，但这种影响并不一定在最初就显现出来，他们也许不需要签字或审批，但影响仍是巨大的，他们与项目可谓有着“千丝万缕的联系”，因为他们最终将会从项目结果中受益或被影响 有效地对主要利益相关方进行访谈 一旦你列出了所有主要利益相关方的清单，就要尽早地从他们那里得到尽可能多的输入。要彻底地对他们进行访谈，仔细倾听，原则就是“做好铺垫”，这是从质量管理中借来的词汇，意思就是要尽早获得全部信息 “我知道这个项目对公司的目标至关重要，为了保证项目的成功，我希望能够从您那里获得尽可能多信息。” “为了项目能够成功，我希望核实一下我完全理解您的预期。” “您对于项目的成功至关重要 工具：主要利益相关方访谈 项目目的 项目的关键原因 首先要描述为什么做这个项目，并且你的描述能够回答“这个项目将会对部门和公司的目标产生什么影响”的问题 描述 关键目标的方式、内容、时间 尽可能清楚地回答项目怎么做、做什么和什么时候做的问题，这里要包含所有细节，比如，这次拓展应该是四个小时还是持续一整天，在办公室附近还是找一个远一点的度假村，日期是否确定，参会人如何到达场地 预期的结果 根据优先次序排列的，具体和可度量的目标清单 我必须实现什么结果 排除项 范围外的事务 沟通需求 谁、方式、频率 审批条件 谁需要签署什么，如何签署 局限 根据优先次序列出限制条件 时间 产品、服务和结果需要提交的截止日期 风险 某个不确定事件或条件一旦发生，将会对项目的结果产生影响 预算 项目批准的预算 资源 满足要求所需的人力、设备、服务或供给 质量 项目特点满足需求的程度 范围 需要提供的产品、服务和结果的总量 工具：提问漏斗 开始 能够帮你了解大方向和背景 您怎样定义这个项目的成功？ 深入 会对个别信息进行深入探讨 您能否再详细讲讲这对您有什么意义？ 结果 是访谈成功的关键 那么您的意思是……我理解得对吗？ 这类问题能够验证你是否真正了解了被采访者的想法，从而确保一切都清晰明了 团体访谈 将尽可能多的利益相关方聚在一个会议室里或电话会议上。 设定严格的时间表，承诺会在规定时间内结束会议并信守你的承诺。 设立会议规则：不能打断其他人讲话，这是为了让每个人都能听到其他人的意见。 给每个人几分钟时间回答你的问题。 不要就提出的问题展开讨论，只有当你需要澄清和确认时再提问，然后感谢发言者并继续下一步骤。 认真记录每个人的发言。 感谢所有参与人，如果他们还有更多建议，那么接下来可以邀请他们进行一对一谈话。 会后分发会议纪要 项目的范围 范围说明为将来项目决策以及确认和发展利益相关方对于项目范围的共识提供了一个书面的依据，随着项目的发展，在经过同意的前提下可以对其进行修改、完善以反映项目范围的变化 最好能够让主要利益相关方在范围说明上签字，因为它代表了各方的观点和最后的统一意见。一旦他们签署了范围说明，你至少拥有了让他们对决策负责的砝码，当人们想改变项目范围时，这份文件将为非职业项目经理提供很大帮助 编制项目范围描述的三个步骤 起草一份范围说明 检查说明 获得审批 工具：项目范围描述 总结 技巧：确定所有的利益相关方 工具：团队头脑风暴 技巧：确定主要利益相关方 工具：主要利益相关方D.A.N.C.E 技巧：主要利益相关方访谈 工具：提问漏斗 技巧：项目范围描述文件 工具：项目范围描述书

项目沟通管理是项目管理工作的核心，贯穿项目管理的始终。

项目沟通管理的目的是保证项目相关信息能够及时准确地采集、传递和保存。在项目的组织与实施过程中，如果缺乏有效的沟通，项目经理就难以做出正确的决策，此外还会出现项目运行效率低下、质量不佳等问题，无形中增加了项目的成本，甚至会导致项目的失败。

良好的沟通是团队协作的基础，只有做好项目沟通管理，才能充分调动所有项目干系人的工作积极性和创造性，通过有效的沟通获取足够的信息、发现潜在问题、把控项目各个方面，保障项目顺利进行。

要做好项目沟通管理工作，可以从以下几个方面入手：

1. 制定项目沟通管理计划

通过沟通管理计划对项目整个生命周期的沟通对象、沟通内容、沟通频率、沟通方法等各个方面进行计划与安排，并明确沟通责任，如由谁负责沟通，沟通的标准是什么，在沟通过程中出现问题及冲突时谁应该负责并进行补救等，为实现有效沟通提供依据。

项目沟通管理计划应依据条件变化及时进行修订，保证沟通管理计划的持续适用性。

2. 灵活运用各种沟通形式

在项目管理中，沟通形式是多样的。一般使用较多的是口头沟通和书面沟通。

口头沟通包括谈话、会议、语音、电话等。口头沟通过程应该明确、坦白，避免因用词不当或个人思想等因素隐瞒事实或造成理解上的差异。

书面沟通包括通知、文件、备忘录等，大多用来进行通知、确认和要求等活动，其优点是可以作为资料长期保存，反复查阅。

沟通的具体形式取决于工作领域和团队结构。

3. 建立有效透明的沟通机制

1）定期会议：通过日会、周会等定期会议及时共享项目进度和信息，减少因信息不透明导致的项目延误。

2）沟通内容标准化：对会议沟通内容进行标准化设定（如：周会须确认各小组的开发进度，遇到的风险，讨论解决方案等），减少无效会议，提高团队沟通效率。